快速建立企业神经网络(第1页)
所谓ERP(Enterprise Resource Planning,编者译:企业资源规划),就是将企业内部各部门,包括财务会计、生产、物料管理、品质管理、销售与分销、人力资源等,利用信息技术整合、连接在一起。
传统上,企业各部门大都各自为政,使用不同的电脑系统。业务与生产部门互不相关,生产部门的人无法直接从电脑上直接查到订单的数量,更不用谈信息共享与整合。
ERP所扮演的角色便是将各部门连贯起来,让所有信息显示在线上。所有人只要有帐号、密码,在一定权限范围内,便可轻易从电脑上得知各部门的相关资料,如订单及出货情形。避免资源与人事上不必要的浪费。经理人也可从这些迅速而正确的数据中,做出最好的决策。
此外,ERP软件的独特之处在于提供最佳实务典范(Best Practice)。所谓最佳实务范例,是通过研究全世界知名厂商的企业流程累积而成。所以,ERP提供给厂商的,是一套经过时间证明的标准作业流程。很多企业拿它来做流程改造的凭藉,不但可以节省企业自己做流程改造的时间,还能以创新的想法弥补传统产业的局限。
对外而言,单打独斗的时代已逐渐过去。企业间的合作联盟逐渐成型。ERP可以使得企业内部的资讯通行无阻,如果再加上供应链管理(Supply Chain Management),透过网络与系统的有效结合,可以使客户与厂商间形成水平或垂直整合,真正达到全球运筹管理的模式。
ERP的效益
首先,ERP能简化许多工作程序,加快企业的反应速度。
西门子公司R/3事业部客户服务经理林海光举例,以前业务部接到客户的订单后,必须通过电话、传真或电子邮件等各种方式跟生产部门等相关单位洽商,才能决定能否接单。这种人工洽商方式通过一系列程序之后,再做出判断,中间可能已过了两天。同样情况在ERP环境下,业务员只要在桌上电脑便可查询到生产状况、库存情形,即可决定接单与否,掌握最佳时效。
由于能够精确掌握生产、存货的信息,许多企业可以大大降低库存量,周转率也可以提升。此外,ERP的特色是尽可能做到信息的即时性。台湾旺宏电子资讯部经理郑亭玉举例,当进行采购时,系统会立刻把所发生的费用自预算中扣除。因此,每当有人去查询预算使用情形的数据时,便可取得最即时、最真实的数据。
另外,由于沟通都在线上,减少许多事务性的工作流程,也减少了管销费用,降低企业经营成本。
由于能迅速掌握信息并对市场需求的变化做出快速反应,从而增进了和供应商、经销商及客户间的联系,提高客户满意度。ERP可以使企业对外在环境的反应速度变快,提升上下游厂商的服务品质。
谁适合做ERP
ERP的导入费用动辄数千万,甚至上亿元。对中小企业来说,是个相当沉重的负担。另一方面,中小企业的组织结构较单纯,沟通层级没那么复杂,因此在现阶段,比较没有感受到需要ERP的迫切性。
有三种公司较适合导入ERP,第一类是有经销渠道的公司。ERP不但可使分公司的作业一致,企业主更可在最短时间内,取得公司的所有销售、财务信息,做出最佳决策。
第二类是目前在信息业很风行的BTO(Build to Order,编者译:按单定制)就很适用类似系统。透过ERP作业系统,企业可以了解客户或是供应商目前库存的最新情况。在达到安全库存量前,即可透过ERP通知客户或供应商送货。
第三种是跨国企业。使用ERP的好处是有共通性。使用类似的资料库,只要透过简单的系统转换程式,在最短时间内,就可将所有分公司的资料汇总,提供给企业主做决策上的考量。
但长期而言,每个企业都需要利用ERP来提升自身竞争力。惟一的区别便是引进规模的大小。值得一提的是,ERP虽然最早被许多制造业者采用(因为他们将之当作MRP的延伸),但事实上,企业资源规划的概念对每个企业经营者都意义重大。因此,在国外陆陆续续也有许多服务业导入。
ERP在现阶段而言,比较标榜的是改造企业流程,偏重于企业内部。但随着国际化时代的来临、高科技的快速发展,到下一个世纪,ERP将结合供应链管理的概念,通过与供应链中其它成员的信息管理系统结合,由企业内部延伸至整个供应链。产业的竞争形态不断在变,未来的重点应是电子商务(E-Commerce)。就象美商甲骨文公司(Oracle)副总经理谢儒生所说,可以预见的是,未来将以企业间的往来(Business to Business)为商业主体,ERP再加上E-Commerce,将为企业创造更好的远景。
一般来说,导入ERP系统可分下列四个阶段进行:
第一阶段:前期准备及规划
设定明确目标。在导入ERP之前,企业首先要问自己为什么要做?确立具体专案目标,决策者所应着眼的是未来而非现在。
高层的决心。ERP的导入工作,并不光是建立信息系统这么简单,而会牵涉到组织改造、流程变革。这些问题必须得到高层支持,才能顺利推动,因此高层决策者的参与格外重要。
专案团队的组成。高层的支持固然重要,但执行工作还有赖一支强有力的专案团队。在ERP专案团队中,领导者通常是信息部门主管。但由于ERP是非常新的一种技术,许多资源信息主管也不一定懂,所以有些企业也会从外部找有经验的人士来主导专案。
专案团队中,当然成员是公司信息部门人员。除此之外,由于ERP的导入牵涉到企业流程改造,和每个部门息息相关,因此通常专案小组会到各部门抽调人员投入专案。
许多有经验的ERP专案领导人皆主张,参与专案的使用者代表必须是对该部门最清楚的人,因为他们负责向大家解释部门的工作内容、需求,甚至在规划未来的新工作模式中扮演决定性角色,因此对象的挑选马虎不得。
第二阶段:企业资源与运作流程规划
规划作业流程。由于ERP系统代表的是一套全新的管理体系,因此导入时必定遇到和旧体系抵触的问题,这时该将系统LD体育登录 修改成合乎公司需求,还是放弃原来的工作方式,采取新流程,企业在此面临一个重大的选择。
团队有效的合作。在ERP专案中,必须合作的主要角色有:顾问、使用者代表、信息人员三方。在过程中,却由于立场不同,往往容易出现一些沟通不良或冲突对立的问题。顾问是ERP系统的专家,公司需要顾问的指导。但顾问不懂流程也是很自然的事。这时,使用者代表必须有问必答,负责顾问了解任何流程上的细节。信息部门人员,是应该用功学习的一群,他们既不懂ERP,对流程也不尽了解,更何况将来还要持续维护系统。
注意员工心理。这一阶段还有一个问题会使得进度缓慢,那就是作业流程重新LD体育登录 时,人员对新局面的恐慌与抗拒。虽然使用者代表是被派出来要推动企业流程改造的,但这些人在心理上多多少少还是背负着“捍卫部门”的使命,有时为了部门利益,不免对增加工作量或被裁撤的可能性加以抵抗。因此,有时很难真正客观地为全公司的利益着想。
第三阶段:最后准备
系统测试与确认。一般而言,比较谨慎的公司在这一阶段会采取新旧系统并行测试的方法。这等于是所有人都要做两次同样的工作,以检视结果,工作量更为吃重,可以说是全公司压力最大的时候。
也有人认为不一定要并行测试,广达电脑便没有这样做。该公司的作法是找其中一个厂做测试示范。
使用者训练。虽然在前面阶段中,参与的只有专案团队,但成功与否却取决于每个使用者。因为日后每天操作系统的,就是这些各部门的使用者,所以上线前,应先给予他们适当的训练。
第四阶段:系统正式启用及支援
正式上线。最后一个阶段就是系统正式上线,但是在系统运转的初期,难免会遭遇相当多的问题,例如使用者因为操作方式不熟悉,而产生一些不必要的错误。
华硕电脑的ERP系统上线一年。根据该公司的说法,一年来修修改改的情形还是很多,到目前为止,已经能够达到他们理想的80%了。
售后服务。在系统运转无误之后,并不表示顾问公司从此没事。他们应该设立专线,提供厂商随时查询的服务。同时软件公司也应该在公司作业流程有所更动时,能够帮助系统升级,让公司业务的扩充不致发生问题。
ERP的导入需要专案团队的全程参与,因此在职务上势必要做很多的调整,可能会增加大部份人的工作量,员工的抱怨在所难免。但重要的是有共同远景。这些都需要主管事前和员工有良好的沟通,才能创造出一种愿意接受改变的乐动最新版下载。
台湾政大资讯管理系副教授季延平认为,软件供应商提供工具,顾问也只是扮演从旁协助的角色,只有企业本身才是主角。毕竟组织流程最终是牵涉到“人”以及“文化”的问题,惟有全体员工有改变的意愿,流程改造才有成功的希望。
另外,如果企业的体质不好,不会因为ERP的导入而有所改善。三流的企业,并不会因为导入一流的ERP系统,而瞬间变成一流企业,重要的是企业是否有改变的决心。
原文经许可摘自台湾《管理杂志》1999年2月号。台湾哈佛企业管理顾问(股)公司出版并注册版权。
作者游育蓁和何玉美分别为台湾《管理杂志》采访编辑和资深采访编辑。
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