你的后端足够强大吗?(第1页)
这种“被技术撞了腰”的事例对中国出口商并不陌生。网站仅仅是企业宣传 、认识客户的开始。企业真正比拼的还是后端,其中包括企业内部信息的沟通速度,客户查询、定单、合同、收款和客户资料等管理和实施效率,乃至生产、仓储和运输等。
企业内部网——企业后端的基础平台
组建企业内部网(Intranet)是企业内部信息交流的第一步,说它是基础平台一点也不过分,因为无论是办公自动化(OA)软件,如外贸、财务、人事等软件,还是企业管理系统,如MRPII、ERP等,都得运行在它之上。出口企业建立内部网有各种需要,最基本的就是,避免使用软盘将文件拷来拷去,尤其是实际距离较远,问题会更加突出。多台电脑可以共享资料和打印机等外设,可以建立一个内部的站点,发布公司信息和内部交流资料。当然,通过防火墙技术,可以让有效控制外面的人通过因特网来访问公司站点,至于访问权限,比如哪些是完全公开,哪些完全关闭,哪些要设密码,完全由公司自己决定。
出口企业建立企内网(或局域网)的另一个目的,就是能够让多台电脑同时通过一个公共服务器上网。出口企业由于自己的特殊性,需要随时上因特网,了解买家的需求,发布产品信息,查询同类产品的价格和技术发展趋势,对因特网的依赖很强。对中小企业而言,可以根据上网电脑的数量,自己组建一个小型局域网,从电信局租用一条ISDN,或是DDN、ADSL,然后在内部通过代理服务器上网。在此基础上建立企内网,确保内部信息的沟通。
企业OA系统——缩短反应时间提高效率
建好企业网站的目的,自然是希望获得更多的定单。为了保证获得新客户的信任,并得到更多的回头客,必须在回答买家查询、处理定单、生产、装运等一系列环节提高效率,确保交货期,赢得买家的长期信任。但外贸行业本身环节多、时间跨度大,而且需要有多个部门的沟通,没有专门的软件就会很吃力。
出口业务说到底就是单据交易,管理各种单据历来是很多外贸人员最为头痛 的事情。但是,如果采用专业软件,情况会大不一样。对出口商来讲,外贸软件是OA的重要组成部分,它使得单据制作、管理变得快速、轻松、准确。利用数据库自动处理功能,任何重复数据都只需一次录入即可,保证“单证相符,单单一致”,实现数据全程共享。每种单据自动提取所需数据,自动填制单证,自动进行总计。速度更快,准确性更高。
江苏武进康尔达公司负责出口业务的韦玉林说,他们花几万元购买的专业外贸软件,使用了一年多时间,感觉效率提高了许多。以定单处理为例,以前接到客户的一个定单,内部研究处理之后再发给工厂,需要好几天时间。现在通过专业的系统,可以在一天左右完成下单。另外,各种复杂的单据制作,现在也变得非常方便。
使用专业的软件,可保证报价的专业性和准确性,由于报价单由系统自动生成,避免了报价的人为偏差,增强了买家的信任,在第一时间将报价发送给买家,提高了反应速度,往往能在激烈的竞争中抢得先机。
专业的报价软件中,多种国际标准价格术语可自动进行计算。可根据目标利润率或换汇成本计算应报价格,也可根据价格反向计算利润率和换汇成本。根据装箱情况和航线运输费用,可以全自动计算每个商品的运费;也可以自动提取所报商品的货源资料及其收购价、各种税率等数据,彻底实现了报价单的自动计算功能。而且,报价单可自动生成电子邮件,直接向客户发送,整个过程在几分钟完成。另外,还可以根据谈定的报价单自动生成合同。
无锡中润(集团)有限公司早在1993年就开品牌命名始建立了企业内部网,在此基础上使用计算机辅助办公系统。使用该系统之后,单是邮电费用,集团每年节省的就达60多万人民币。
深圳探索计算机技术有限公司的路贞经理认为,外贸软件的发展方向将是和因特网无缝连接,与财务、企业管理等系统充分集成,操作更加方便。届时,业务部门将从繁重的单据管理完全脱身,致力于市场的开发和客户的管理。因此,中小企业有必要投入建立一套适用于外贸行业的软件系统。
企业资源规划(ERP)
更高层次的整合ERP(企业资源规划)是从MRP和MRPII的基础上发展起来的。它是一个非常广义的概念,外贸业务管理只是ERP的一个子集,它还包括了企业管理中其它的各种软件系统。ERP在中国已经有了十几年的历史,迄今主要是和规模较大的企业有缘。ERP的核心理念是,将企业的各个环节,都纳入电脑统一管理。由于将财务、人事、制造、销售、物流、供应链和客户服务等管理环节完全集成到一起,可大大缩短信息沟通的时间,提高管理的效率,为领导的决策提供有益、实时的参考。
客户关系管理(CRM)是企业在充分进行了内部资源整合利用(ERP)之后,进一步整合企业外部资源的一个解决方案。客户资料作为出口企业最为重要的资源,如果管理得当,不仅可以拉近彼此的距离,巩固双方的业务关系,而且还可以通过已有的客户圈子扩大客户群,密切与客户的关系,并随时通过他们得到终端消费者的反馈,对产品的开发LD体育登录 都有相当的意义。随着客户数量不断增加,客户资料管理不是一件容易的事。通过软件系统,可将客户信息纳入数据库管理,需要时直接调出,查询历史记录,甚至使用智能系统给客户的信用评定级别。
作者Jack Li系本刊网上编辑。
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